Как подготовить ТЗ на декор мероприятия

Зачем нужно ТЗ

Запрос «нужна красивая фотозона на корпоратив» можно понять десятком способов. Подрядчик предложит свой вариант, вы внесёте правки, он сделает новый эскиз, и так несколько кругов. Техническое задание сокращает этот путь: вы один раз описываете задачу, условия и ограничения, а эскиз сразу строится на понятных вводных.

Ещё одна польза ТЗ в том, что предложения разных подрядчиков становятся сравнимыми. Если все работали по одному описанию, вы сравниваете решения, а не догадки.

ТЗ не обязательно должно быть длинным. Иногда достаточно одной страницы, если в ней есть всё важное.

Структура ТЗ

1. О мероприятии

• формат: корпоратив, конференция, фестиваль, выставка, презентация, частное событие;
• дата и время проведения;
• площадка и адрес;
• число гостей и их профиль;
• краткое описание программы.

2. Цель оформления

Что должно дать оформление: создать атмосферу, показать бренд, обеспечить фон для съёмки, помочь навигации, удивить гостей. Если целей несколько, расставьте приоритеты. Это главный ориентир для дизайнера.

3. Стиль и концепция

• тема события, если она есть;
• фирменный стиль или брендбук;
• палитра и материалы, которые вам нравятся;
• референсы с пояснением, что именно в них нравится;
• то, чего точно не должно быть.

Последний пункт часто оказывается полезнее референсов. «Без золота», «без шаров», «без пастельных цветов» сразу отсекают лишние варианты.

4. Зоны и элементы

Перечислите зоны, которые нужно оформить, и что вы видите в каждой:

• вход или входная группа;
• фотозона или пресс-волл;
• сцена;
• зал, столы, фуршетные зоны;
• навигация;
• дополнительные зоны: детская, VIP, партнёрские.

Если вы не уверены в составе, опишите задачу словами, и подрядчик предложит решение. Подробнее о фотозонах читайте на странице фотозон, о крупных конструкциях на странице сцен и конструкций.

5. Площадка

• план или схема с размерами;
• фото мест, где будет стоять декор;
• высота потолков, ширина проходов и дверных проёмов;
• помещение или улица, тип покрытия;
• правила крепления, ограничения по материалам и пожарной безопасности;
• доступ для транспорта, грузовой лифт, место для разгрузки.

Если есть возможность, организуйте выезд на площадку вместе с подрядчиком. Это снимает много вопросов, которые не видны на фото.

6. Брендинг и печать

• логотипы в векторном формате;
• правила использования бренда;
• список партнёров для размещения и их иерархия;
• тексты, которые должны быть на элементах.

7. Монтаж и демонтаж

• когда площадка доступна для монтажа;
• какие ещё подрядчики работают одновременно;
• когда нужно освободить площадку после события;
• нужно ли сохранить элементы для повторного использования.

8. Контакты

Кто принимает решения по проекту с вашей стороны, кто контакт на площадке, кто согласует эскизы.

Как описать то, что сложно описать

Стиль трудно передать словами, поэтому опирайтесь на примеры. Соберите несколько изображений и к каждому добавьте короткий комментарий: «нравится цвет», «нравится форма арки», «нравится ощущение лёгкости». Без комментариев подрядчик не поймёт, что именно вы взяли из картинки. Можно посмотреть и работы в портфолио подрядчика и отметить то, что ближе вашей задаче.

Частые пробелы в ТЗ

• Нет размеров площадки. Эскиз приходится переделывать после выезда.
• Нет приоритетов. Все элементы кажутся одинаково важными, и бюджет распределяется без акцентов.
• Не учтены правила площадки. Выясняется, что крепить к стенам нельзя или высота ограничена.
• Нет информации о монтаже. Сложные элементы невозможно собрать в отведённое окно.
• Много участников согласования. Правки от разных людей противоречат друг другу. Лучше назначить одного ответственного.

Если подрядчиков несколько

Часто декор делает один подрядчик, технику другой, застройку третий. В этом случае в ТЗ стоит указать, кто ещё работает на площадке и как связаны их задачи. Например, если на сцене будет экран, декору нужно знать его размеры и расположение. Если свет ставит технический подрядчик, оформление должно учитывать, куда направлены приборы. Обмен контактами между подрядчиками на старте избавляет от неприятных сюрпризов на монтаже.

Приложите к ТЗ и общий план расстановки, если он уже есть: так декоратор сразу увидит, где будут стоять экраны, кейтеринг и зоны других подрядчиков.

Что происходит после ТЗ

Подрядчик изучает задание, задаёт уточняющие вопросы и готовит эскиз или визуализацию с расчётом. После согласования начинаются производство, печать, монтаж на площадке и демонтаж после события. Чем точнее ТЗ, тем меньше кругов правок на этапе эскиза.

Короткий чек-лист

1. Формат, дата, площадка, число гостей.
2. Цель оформления и приоритеты.
3. Стиль, брендбук, референсы с комментариями, стоп-лист.
4. Зоны и элементы.
5. Размеры и правила площадки.
6. Логотипы, тексты, список партнёров.
7. Условия монтажа и демонтажа.
8. Ответственный за согласование.

Как работает Horizon Decor

Мы работаем в Москве полным циклом: от эскиза до монтажа. Принимаем ТЗ в любом формате, помогаем его дополнить, разрабатываем концепцию, производим конструкции и объёмные элементы, печатаем брендинг и устанавливаем всё на площадке. Отправить ТЗ можно через контакты.

Частые вопросы

← Все статьи