Оформление стратегической сессии и деловой игры

Чем сессия отличается от конференции и хакатона

Конференция строится вокруг сцены и зрителей, хакатон — вокруг команд с ноутбуками, которые работают долго и автономно. Стратегическая сессия и деловая игра живут в ритме раундов: группы обсуждают, записывают, выходят к общему экрану, снова расходятся. Пространство должно легко переключаться между этими режимами. Про оформление IT-событий есть отдельная статья о хакатоне и IT-событии.

Зонирование под группы

Главный элемент — рабочие зоны групп. Каждая получает стол или островок, поверхность для записей и визуальную границу, чтобы соседи не мешали. Для этого подходят мобильные перегородки, ширмы, стеллажи или низкие стенки. Если группы меняются между раундами, перегородки делают на колёсах, чтобы зал можно было быстро перестроить.

Поверхности для записей

На сессии много пишут и рисуют. Вместо одиночных флипчартов можно поставить маркерные стены или магнитные панели, на которых группа выстраивает схемы и крепит карточки. Мы изготавливаем такие панели на собственном производстве и при желании брендируем их рамку или верхнюю часть. После сессии поверхности фотографируют, а сами панели можно использовать на следующих событиях компании.

Цвета и знаки команд

Если участников делят на группы, у каждой появляется свой цвет или символ: таблички над столом, флажки, цветная полоса на перегородке. Это помогает людям быстро найти своё место после перерыва, а модератору — обращаться к группе. Цвета повторяют на бейджах и в навигации. Для развлекательной игры по станциям подход другой, он описан в материале об оформлении квеста.

Общая зона и экран

Между раундами группы собираются вместе, чтобы послушать модератора или друг друга. Для этого нужен общий фокус: небольшая сцена или подиум, экран, место для модератора. Если зал один, общую зону располагают так, чтобы до неё было удобно дойти из любой группы, а стулья можно было развернуть к экрану. О подиумах и сценах рассказано на странице о сценах и конструкциях.

Стена целей и итогов

Многие сессии начинаются с формулировки цели и заканчиваются общей картой решений. Для этого подходит большая стена в общей зоне: на ней заранее размещают миссию или тему сессии, а в течение дня группы добавляют свои выводы. К финалу стена становится визуальным итогом работы и хорошим фоном для общего фото.

Брендирование без давления

Сессия — внутреннее событие, поэтому брендирование здесь сдержанное: логотип и название сессии на входе, у сцены и на поверхностях для записей. Тема сессии может стать визуальной идеей всего оформления: если речь о росте, это лестница или график; если о новом рынке — карта.

Навигация между комнатами

Если сессия проходит в нескольких переговорных или в загородном отеле, группам нужен понятный маршрут: таблички на дверях с цветом группы, указатели к общему залу и кофе-брейку. Систему указателей целиком разбирает отдельная статья о навигации на мероприятии.

Зона кофе-брейка и неформального общения

Самые важные разговоры на сессии часто случаются в перерыве. Зону для них стоит сделать уютной: высокие столы, мягкий свет, немного зелени. Её ставят рядом с рабочим залом, чтобы группы не уходили далеко.

Финальная защита решений

В конце группы презентуют результаты руководству. Для этого общую зону можно усилить: задник с названием сессии, трибуна, место для руководителей. Если защита записывается на видео, задник проверяют в кадре заранее.

Деловая игра с сюжетом

Некоторые деловые игры имеют сюжет: группы управляют вымышленными компаниями, городами или проектами. Тогда оформление может поддержать легенду: таблички с названиями компаний, карта игрового мира, элементы тематического декора. Об оформлении зон с сюжетом есть статья о тематической зоне.

Сессия в гостинице

Если сессия проходит в гостинице или арендованном зале, конструкции должны быть сборными и лёгкими в транспортировке. Перегородки и панели монтируют в зале отеля по его правилам, а после финала разбирают и вывозят.

Свет и звук в рабочем зале

Для работы групп нужен ровный яркий свет без бликов на маркерных поверхностях, а для общих блоков — акцент на сцене и экране. Если зал большой, группам мешает шум соседей, и мягкие перегородки, ковровое покрытие или текстильные панели помогают его снизить. Свет и звук обычно ставит технический подрядчик, а мы учитываем их в эскизе.

Входная зона и регистрация

Участники приходят утром и сразу должны понять, где их группа. У входа ставят стойку регистрации с логотипом и названием сессии, схему зала с цветами групп и стенд с программой. Если сессия многодневная, на стенде меняют расписание каждое утро.

Материалы в едином стиле

Бейджи, таблички групп, папки участников, бланки для заданий и графика на экране выглядят цельно, если их готовят в одной системе. Мы делаем макеты печати вместе с основным эскизом, чтобы цвета групп совпадали на всех носителях, от бейджа до перегородки.

Фото итогов

Финальная стена и рабочие поверхности групп — главный визуальный результат сессии. Их стоит освещать так, чтобы фото получались читаемыми, и оставить перед ними свободное место для общего снимка.

Сессия на несколько групп в разных залах

Когда участников много, группы работают в нескольких залах, а общий блок проходит в главном. Каждый зал оформляют по одной схеме: перегородки, поверхности для записей, таблички с цветом группы. Так люди, переходя из зала в зал, сразу узнают устройство пространства, а модераторам не нужно объяснять его заново.

Частые ошибки

• Зал расставлен рядами, как на конференции, и группам негде работать.
• Флипчартов мало, и группы пишут на листах на коленях.
• Перегородки неподвижные, и зал невозможно перестроить между раундами.
• Нет общей точки фокуса для модератора.

Что подготовить для заказа

• План зала или нескольких комнат.
• Сценарий сессии: число групп, раунды и форматы общих блоков.
• Тему сессии и брендбук компании.
• Требования модератора к рабочим зонам.
• Правила площадки по монтажу и демонтажу.

Как работает Horizon Decor

Залы для стратегических сессий в Москве мы готовим целиком: эскиз зонирования под группы и раунды, перегородки, маркерные панели, подиумы и навигацию с собственного производства, монтаж до прихода участников и демонтаж после финала. Подключаемся и как подрядчик агентства. Сценарий сессии и план зала можно прислать на [email protected], а для звонка о зонировании и раундах есть номер +7 915 014-54-49.

Читайте также

• Оформление сезонной распродажи и витрины магазина
• Оформление эко-акции и зелёного события
• Оформление арт-выставки и вернисажа

Частые вопросы

← Все статьи