Навигация на мероприятии: как гостю найти дорогу

Начните с маршрута гостя

Навигацию планируют не от носителей, а от маршрута. Возьмите план площадки и пройдите путь гостя от парковки или метро до каждой важной точки: регистрация, гардероб, залы, кофе-брейк, туалеты, выход. На этом пути отметьте места, где гость останавливается и выбирает направление: развилки коридоров, выход из лифта, вход в холл. Это точки решения, и именно там нужны указатели.

Отдельно пройдите обратные маршруты: из зала к выходу, из зала в зал. Гости часто теряются не на входе, а в середине дня, когда переходят между сессиями.

Иерархия информации

Не вся информация одинаково важна. Сначала гостю нужно понять, куда идти в целом, потом найти конкретный зал, а затем уже детали. Поэтому навигацию строят по уровням: крупные указатели направлений, таблички на входах в залы, схемы площадки в ключевых точках и информационные стойки с программой. Чем ближе к цели, тем подробнее информация.

Навигационные стойки

Отдельно стоящие стойки ставят там, где нельзя ничего повесить на стены или где нужно перекрыть поток. Они бывают с одной или несколькими сторонами, со стрелками или со схемой, со сменной графикой. Стойку ставят так, чтобы её было видно издалека и она не мешала проходу. На многодневных событиях удобна сменная графика: конструкция остаётся, а информацию по дням меняют.

Указатели и таблички

Подвесные указатели работают в больших холлах и на выставках, где над головами гостей их видно поверх потока. Настенные таблички отмечают залы, гардероб, туалеты, служебные зоны. На столах переговоров и в зонах ожидания используют настольные таблички. Важно, чтобы все носители говорили одним языком: одинаковые названия залов, одни и те же пиктограммы и цвета.

Напольная графика

Напольные указатели и разметка ведут гостя по маршруту, не загромождая пространство. Они хорошо работают в длинных коридорах, на выставках и там, где нужно разделить потоки, например к регистрации и к гардеробу. Для напольной графики важны покрытие площадки и материал: он должен держаться весь день и не скользить. Учтите, что в толпе пол виден хуже, поэтому напольная графика дополняет вертикальные указатели, а не заменяет их.

Схемы зала и площадки

Схема помогает гостю сориентироваться целиком: где он находится, где залы и сервисные зоны. Её размещают на входе, у лифтов и в центральных точках. Схема должна быть упрощённой: только то, что нужно гостю, без технических деталей. Отметка «вы здесь» и повёрнутая по направлению взгляда схема экономят гостям много времени. Схема рассадки на банкете или церемонии решает другую задачу и ставится у входа в зал.

Связь с входной группой

Навигация начинается с входной группы: она сообщает, что гость пришёл по адресу, и задаёт стиль, в котором выполнены все остальные носители. Сразу за входом нужен первый указатель на регистрацию или главный зал. О форматах входа читайте в статье о входной группе.

Навигация на конференции и в зале

На конференциях и форумах с несколькими залами навигация особенно важна: программа меняется, а гости переходят между сессиями. Здесь пригодятся экраны или стойки с расписанием у каждого зала. О том, как оформить такое событие целиком, мы писали в статье об оформлении конференции.

Читаемость

Указатель должен читаться на ходу и на расстоянии. Для этого нужен крупный простой шрифт, высокий контраст текста и фона, минимум слов и понятные стрелки. Проверяйте макеты в натуральном размере или на площадке, если это возможно: то, что хорошо выглядит на экране, может теряться в большом холле или при приглушённом свете.

Навигация и планировка

Навигацию продумывают вместе с планировкой площадки, а не в последний момент: от расположения зон зависит, сколько носителей понадобится и где они будут стоять. Если планировка меняется, проверьте, что навигация успевает за ней: табличка, ведущая в закрытый зал, хуже, чем её отсутствие.

Проверочный проход

Перед открытием пройдите маршрут ещё раз, уже по готовой площадке: видны ли указатели, не загорожены ли они, совпадают ли названия с программой. Удобнее всего сделать это с человеком, который на площадке впервые: он сразу заметит, где возникает вопрос.

Пиктограммы и языки

Пиктограммы понятны быстрее слов и не требуют перевода: туалет, гардероб, кафе, выход, лифт. Используйте один набор пиктограмм на всех носителях. Если на событии много иностранных гостей, добавьте второй язык, но держите его визуально вторичным, чтобы указатель не превратился в текст.

Навигация на улице

Если событие проходит под открытым небом или гости идут к площадке от парковки, навигация начинается задолго до входа. Здесь нужны крупные стойки и флаги, видимые издалека, устойчивые к ветру и дождю. Вечером указатели должны быть видны и в темноте, поэтому продумайте подсветку или световозвращающие материалы.

Служебные зоны

Навигация нужна не только гостям. Персоналу, спикерам и подрядчикам нужно найти служебный вход, гримёрки, склад и зону питания команды. Для них делают отдельные, более скромные таблички, чтобы гости не уходили в служебные коридоры.

Доступность

Продумайте маршрут для гостей с колясками и маломобильных гостей: где лифт, пандус, доступный туалет. Отметьте их на схемах и указателях отдельной пиктограммой и проверьте, что этот маршрут не перекрыт стойками и декором.

Частые ошибки

• Указатель стоит после развилки. Гость уже выбрал направление, а табличку видит слишком поздно.
• Разные названия зала. В программе одно, на табличке другое, а персонал называет третье.
• Навигацию закрыли. Стойку загородили фотозоной, баннером или очередью.
• Слишком много текста. На ходу гость читает два-три слова, а не абзац.

Связь с печатью

Большая часть навигации печатная, поэтому её планируют вместе с остальной полиграфией: одни макеты, одни материалы, одно согласование. О материалах и подготовке макетов читайте в статье о печати для мероприятия.

Что подготовить для заказа

• План площадки с залами и сервисными зонами.
• Программу и список залов с их названиями.
• Фирменный стиль или стиль события.
• Ограничения площадки по креплению на стены и пол.
• Даты монтажа и демонтажа.

Как работает Horizon Decor

Мы оформляем мероприятия в Москве полным циклом: от эскиза до монтажа и демонтажа. Разрабатываем систему навигации вместе с остальным оформлением, изготавливаем стойки, указатели и конструкции на собственном производстве, печатаем таблички, схемы и напольную графику и монтируем всё на площадке.

Читайте также

• Оформление стойки регистрации и ресепшн
• Монтаж и демонтаж декора: логистика и тайминг площадки
• Как подготовить ТЗ на декор мероприятия

Частые вопросы

← Все статьи