Оформление конференции и форума: деловая площадка от регистрации до сцены

Чем деловое мероприятие отличается от праздника

На корпоративе или выпускном оформление создаёт настроение. На конференции и форуме оно прежде всего помогает программе: показывает, куда идти, кто организатор и партнёры, о чём событие. Эмоции тоже важны, но через ясность и аккуратность, а не через обилие декора. Ещё одна особенность — съёмка и трансляция: сцена, задник и пресс-волл попадают в кадр гораздо чаще, чем кажется на этапе планирования.

Начните со сценария дня

Прежде чем выбирать элементы, пройдите путь участника по программе:

• прибытие и регистрация;
• welcome-зона и гардероб;
• главный зал с пленарной сессией;
• секционные залы и переговорные;
• выставочная или партнёрская зона;
• кофе-брейки и обед;
• вечерняя часть, если она есть.

Для каждой зоны определите задачу оформления и ключевые носители. Это основа для ТЗ и для расчёта.

Регистрационная зона

Первое, что видит участник. Здесь важно, чтобы зона читалась издалека и не создавала очереди. Обычно её оформляют брендированными стойками регистрации, фоном или баннером за ними, указателями категорий: участники, спикеры, пресса, партнёры. Если категорий несколько, обозначьте их крупно и одинаково на всех носителях. Высокий вертикальный элемент или объёмный логотип над регистрацией помогает найти её в большом холле.

Продумайте, где будут стоять очереди и как они пересекаются с входом в гардероб и залы. Оформление не должно сужать проходы.

Welcome-зона и гардероб

После регистрации участники попадают в welcome-зону: здесь пьют кофе, ждут начала, встречают коллег. Это хорошее место для фотозоны в стиле форума, стены с программой и логотипами партнёров, зон с мебелью для общения. Гардероб на крупном мероприятии обозначают крупным указателем, чтобы к нему не выстраивалась очередь через всю зону.

Сцена и задник

Главный зал — центр программы. Сцена должна быть видна из всех рядов, а задник — работать и в зале, и в кадре трансляции. Учтите:

• есть ли на сцене экран и как задник обрамляет его;
• где будут логотипы организатора и партнёров и не закроют ли их спикеры, трибуна или кресла;
• как задник смотрится при сценическом свете;
• нужен ли подиум или ступени для выхода спикеров.

Подробно о выборе сцены и подиума мы писали в статье о сцене для мероприятия.

Свет и трансляция

Если мероприятие транслируется или снимается, оформление сцены согласуют с техническим подрядчиком. Глянцевые поверхности дают блики, мелкие детали теряются на экране, слишком тёмный задник сливается с фоном. Проверьте эскиз сцены вместе с режиссёром трансляции: как выглядит общий план, крупный план спикера и где логотип организатора попадает в кадр.

Секционные залы

В небольших залах оформление проще, но не менее важно. Название зала и тема сессии у входа, брендированный фон или баннер за спикером, таблички на столах модераторов и спикеров. Удобно, когда оформление залов единообразно: участник сразу понимает, что находится в той же системе.

Пресс-волл

На форуме пресс-волл нужен для интервью, фото спикеров и партнёров, иногда для съёмки гостей. Его ставят там, где удобно работать прессе и куда спикеры легко попадают после выступления. Раскладка логотипов на нём должна совпадать с партнёрской иерархией на остальных носителях. О материалах, свете и раскладке читайте в статье о пресс-волле.

Навигация

Крупный форум с несколькими залами без навигации превращается в лабиринт. Указатели к залам, номера и названия залов на входах, схема площадки у регистрации, расписание сессий у дверей. Названия на указателях должны совпадать с программой и приложением мероприятия. Если программа может измениться, предусмотрите носители, на которых легко заменить информацию.

Брендирование залов и партнёрских зон

Партнёры форума ждут, что их увидят. Обсудите с организатором, кому положены какие носители: брендированный зал, стенд, баннер, логотип на заднике, зона на кофе-брейке. Удобно составить таблицу партнёров с уровнем и списком носителей для каждого. Так проще проверить, что ничего не забыто, и подготовить макеты. Как распределить бренд по всей площадке, мы разбирали в статье о брендировании площадки.

Партнёрская экспозиция

Если на форуме есть выставочная зона партнёров, договоритесь о единых правилах: высота конструкций, цветовая гамма, размещение логотипов. Так зона выглядит цельной, а стенды не перекрывают друг друга. Если стенды партнёров делают разные подрядчики, передайте им общие требования заранее и назначьте ответственного за их соблюдение.

Кофе-брейки и зоны общения

Перерывы — важная часть делового события: здесь участники знакомятся и общаются с партнёрами. Оформление может быть сдержанным, но продуманным: брендированные столы, зоны с мягкой мебелью, мелкий декор, фотозона в фирменном стиле. Если у кофе-брейка есть партнёр, его логотип размещают на заметных носителях.

Печать и материалы

На деловом мероприятии много печати: баннеры, таблички, бейдж-зона, навигация, рассадка в секционных залах. Соберите все носители в одну таблицу с размерами и местами установки. Особое внимание — финальной проверке текстов: имена спикеров, названия сессий, номера залов. Подробнее в статье о печати для мероприятия.

Вечерняя часть

Если после деловой программы проходит приём или нетворкинг-вечер, оформление может измениться: свет, текстиль, мелкий декор на столах, фотозона. Заранее продумайте, какие элементы трансформируются за перерыв, а какие остаются от дневной части, и сколько времени на это даёт площадка.

Многодневный форум

Если форум идёт несколько дней, оформление должно выдерживать постоянный поток людей. Выбирайте устойчивые конструкции и материалы, предусмотрите замену информационных носителей между днями. Если на площадке проходят разные события в разные дни, продумайте, какие элементы меняются, а какие остаются.

Частые ошибки

• Задник не проверен в кадре. Логотипы закрыты трибуной или теряются на экране трансляции.
• Разная иерархия партнёров. Порядок логотипов на заднике, пресс-волле и баннерах не совпадает.
• Навигация расходится с программой. Залы переименовали, а указатели остались прежними.
• Перегруженная регистрация. Декор мешает очереди и проходам.

Что подготовить для заказа

1. Формат, даты и площадку, включая время на монтаж и демонтаж.
2. Схему площадки с залами и зонами.
3. Программу и тайминг.
4. Брендбук, логотипы в векторе, список партнёров с уровнями.
5. Требования к сцене, экрану, трансляции.
6. Правила площадки по креплению и материалам.

Как работает Horizon Decor

Мы оформляем конференции и форумы в Москве полным циклом: от эскиза до монтажа и демонтажа. Разрабатываем концепцию, готовим визуализацию, изготавливаем сцены, конструкции и объёмные элементы на собственном производстве, печатаем баннеры, пресс-воллы, таблички и навигацию, привозим и монтируем всё на площадке.

Читайте также

• Оформление открытия магазина: как привлечь внимание с первого шага
• Оформление церемонии награждения: сцена, зона вручения и зал
• Оформление презентации продукта: как сделать новинку центром события

Частые вопросы

← Все статьи