Оформление научной конференции и конгресса врачей

Чем научная конференция отличается для декора

Бизнес-форум часто делает ставку на эффектную сцену и брендинг партнёров. Научный конгресс устроен иначе: десятки секций, параллельные залы, постерная сессия, выставка компаний, строгий стиль. Главная задача оформления — ясность. Участник должен с первого взгляда понять, где он, куда идти дальше и что происходит в зале. Общие решения для деловых событий собраны в статье об оформлении конференции и форума, а здесь разберём то, что характерно именно для научного формата.

Фирменный стиль конгресса

У многих научных мероприятий есть постоянный логотип и стиль, который повторяется из года в год. Его стоит сохранить: участники узнают конгресс, а оформление выглядит солидно. Палитра обычно спокойная, с одним акцентным цветом, а шрифты подбирают так, чтобы длинные названия секций читались издалека.

Регистрация

Регистрация на конгрессе — самая нагруженная точка первого дня. Стойки делят по категориям участников или по буквам фамилии, и каждая категория должна быть видна издалека: крупная вывеска над стойкой, цветовое кодирование, понятная очередь. Варианты конструкций описаны в материале об оформлении стойки регистрации. Рядом удобно поставить стенд с общей программой и схемой залов.

Навигация по секциям

На научной конференции навигация важнее любого декора. Участник выбирает доклады в разных залах и переходит между ними в короткие перерывы. Помогают:

• общая схема площадки у входа и на каждом этаже;
• указатели с номерами и названиями залов на развилках;
• таблички у дверей с названием секции и сменной программой;
• цветовое кодирование направлений или этажей;
• напольная графика в больших холлах.

Принципы построения системы указателей разобраны в статье о навигации на мероприятии.

Сменные таблички

Программа секций меняется в течение дня, а иногда и в последний момент. Таблички у залов удобно делать сменными: рамка в стиле конгресса и вставки с названиями секций, которые быстро меняются. Если на площадке есть экраны, часть навигации выводят на них, но печатная табличка у двери всё равно нужна.

Задники и сцены в залах

В пленарном зале задник с логотипом конгресса и названием, трибуна для докладчика, стол президиума. В секционных залах оформление проще: небольшой задник или ролл-ап, табличка на трибуне, место модератора. Задник не должен спорить с экраном, на котором идут слайды. Конструкции подбираем под размеры залов, варианты — на странице сцен и конструкций.

Постерная сессия

Постерные доклады — особенность научных событий. Для них нужны стенды стандартного размера с номерами, понятная схема расположения и удобное крепление. Стенды ставят рядами с достаточными проходами, чтобы у постера могли стоять автор и несколько слушателей. Номера постеров совпадают с программой, а у входа в зону висит схема. После окончания сессии стенды можно освободить для следующей.

Выставка партнёров

На конгрессах работает выставка компаний-партнёров: производителей оборудования, фармацевтических компаний, издательств. Стенды партнёров обычно строят по их собственным проектам, а мы можем изготовить стенд для отдельного партнёра или оформить общую выставочную зону: навигацию, схему, единые фризы. Подробнее о стендах в статье о декоре выставочного стенда.

Зоны общения

Между секциями участники обсуждают доклады и встречаются с коллегами. Зона кофе-брейка с мебелью, зона для коротких встреч, место для фото с логотипом конгресса делают перерывы удобными. Оформление здесь чуть свободнее, но в том же стиле.

Пресс-подход и интервью

Если на конгресс приходит пресса, нужен фон для интервью с ведущими специалистами. Это может быть компактный пресс-волл с логотипами конгресса и партнёров рядом с пленарным залом.

Многодневный конгресс

Крупные конгрессы идут несколько дней, и оформление должно выдержать нагрузку. Мы подбираем прочные материалы, а по вечерам обновляем сменные таблички к программе следующего дня. Если площадка ежедневно меняет конфигурацию залов, это учитываем в плане монтажа.

Бейджи, портфели и печать

Оформление конгресса продолжается в печатных материалах: бейджи с цветом категории, программы, вкладыши, таблички на столах президиума, номера для постерных стендов. Всё это удобно делать в одном стиле с навигацией и задниками, тогда участник получает цельную картину. Тиражи и макеты согласуем вместе с основным оформлением.

Церемония открытия и награды

Многие конгрессы открываются торжественной частью: приветствие руководства сообщества, вручение премий и почётных званий. Для неё сцену пленарного зала можно дополнить элементами в теме конгресса: объёмным логотипом, подсветкой, зоной для фото награждённых. После церемонии эти элементы убирают или оставляют как фон для пленарных докладов.

Монтаж на площадке

Научные конгрессы часто проходят в конгресс-центрах и отелях, где монтаж разрешён только в определённые окна. Навигацию, задники и постерную зону монтируем по согласованному с площадкой графику, а сменные таблички готовим заранее для всех дней программы.

Доступность и удобство

Среди участников конгресса есть люди разного возраста, и навигация должна быть понятна всем. Крупный контрастный шрифт, указатели на уровне глаз, обозначение лифтов и пандусов, места для отдыха в длинных холлах делают площадку удобнее. Если конгресс проходит на нескольких этажах, схему повторяют у каждого лифта и лестницы, а у выходов из залов ставят указатели к ближайшим секциям, гардеробу и зоне кофе-брейка.

Онлайн-трансляция

Многие научные события транслируют доклады онлайн. Задник пленарного зала и фон для интервью проверяем в кадре камеры: логотип должен читаться, а фон не должен давать бликов. Если в зале работает студия трансляции, её оформляют в стиле конгресса.

Что подготовить для заказа

• Площадку, схему залов и этажей.
• Программу по секциям и число постеров.
• Логотип и фирменный стиль конгресса.
• Список партнёров и формат выставки.
• Условия монтажа и демонтажа на площадке.

Частые ошибки

• Мелкий шрифт на указателях. Длинные названия секций не читаются издалека.
• Нет сменных табличек. Изменения программы не видны у дверей залов.
• Тесная постерная зона. Слушатели мешают друг другу.
• Яркий задник за экраном. Слайды теряются на фоне.

Как работает Horizon Decor

Horizon Decor оформляет научные конференции и конгрессы в Москве полным циклом, от эскиза до монтажа и демонтажа. Навигацию, стойки регистрации, задники, постерные стенды и выставочные элементы выпускаем на собственном производстве. Программу и схему залов можно отправить на [email protected], а обсудить задачу по телефону — по номеру +7 915 014-54-49.

Читайте также

• Сезонное оформление торгового центра и инсталляции
• Оформление открытия спортивного объекта и фитнес-клуба
• Оформление дня открытых дверей предприятия

Частые вопросы

← Все статьи